Tehokkaan tiedottamisen perusteet – neljä kertaa oikein

08.04.2015 0

Median ja yritys- ja yhteisöviestinnän välinen suhde on vastavuoroinen: molemmat tarvitsevat toisiaan. Jotta tämä yhteistyö toimisi, on tiedottamisessa aidosti otettava huomioon vastaanottajien tarpeet. Parhaimmillaan tuloksena on pitkäkestoinen suhde, josta molemmat osapuolet hyötyvät.

Käytännössä on tarjottava oikeaa sisältöä, oikeaan aikaan, oikeille henkilöille, oikeissa paikoissa. Vastapalveluksena hyvän sisällön tuottajat saavat näkyvyyttä ja ajan saatossa profiloituvat alansa asiantuntijoiksi.

Oikea sisältö oikeaan aikaan

Tiedottamisen onnistumiseen vaikuttavat ennen kaikkea ajankohtaisuus, uutuusarvo ja informatiivisuus. Ajankohtaisinkaan tiedote ei kuitenkaan toimi, jos sisältö on huono.

Lehdistötiedotteen lukeminen päätetään usein otsikon perusteella. Jos se on liian pitkä tai epämääräinen, jää viesti avaamatta. Otsikoinnissa kannattaa pyrkiä löytämään uutiskärki, joka kiinnostaa toimittajia sekä muita lukijoita.

Seuraava kynnys on ingressi. Ingressin tulee olla lyhyt, asiapitoinen ja vastata sisältöä. Mikäli otsikosta ja ingressistä ei selvästi käy ilmi mitä tiedote koskee, harva jatkaa pidemmälle.

Hyvä tiedote sisältää yksinkertaista ja korutonta asiatekstiä. Myyntipuheet, muoti-ilmaisut, ammattislangi ja adjektiivijonot kannattaa jättää pois. Sen sijaan linkit laadukkaisiin kuviin, tutkimuksiin ja muuhun lisämateriaaliin säästävät toimittajan aikaa ja lisäävät läpimenon mahdollisuutta. Muista yhteystiedot lisätietoja varten - ja varmista, että yhteyshenkilöt ovat tiedotteen lähetyshetkellä valmiita vastaamaan tiedusteluihin.

Kieltä työkalunaan käyttävät vaativat kieliasulta ja kielenhuollolta paljon. Varmista, ettei tiedote sisällä kirjoitusvirheitä tai monimutkaisia lauserakenteita. Sisällön on oltava tiivistä ja mahduttava yhdelle A4-kokoiselle sivulle.

Oikeille henkilöille oikeissa paikoissa

Tiedottamisen tavoitteena ei ole vain tavoittaa mahdollisimman paljon median edustajia. Olennaista on vakuuttaa oikeat henkilöt. Lopullisena tähtäimenä on saavuttaa asiantuntijan asema omalla toimialalla.

Kohdentaminen lisää onnistumista. Useamman tiedoteversion laatiminen eri alojen edustajille tai alueille on usein vaivan arvoista. Oululaisen yrityksen kannattaa lähestyä oman alueensa lehdistöä eri kärjellä kuin valtakunnallista mediaa. Oman alan lehdistö taas kaipaa teknisempää sisältöä kuin muu media.

Sisältöä on tarjottava jatkuvasti ja johdonmukaisesti. Tavoitteena on, että tärkeiden medioiden edustajat tietävät lähettäjän nimen nähdessään viestin sisältävän heille hyödyllistä tietoa.

Mikäli lehdistötiedotteesta ei kirjoiteta juuri sen julkaisuhetkellä, sitä saatetaan kuitenkin hyödyntää myöhemmin. Monet toimittajat keräävät aineistoa tiedotteiden pohjalta ja etsivät vinkkejä tulevia juttuja varten, mahdollisia haastateltavia ja alan asiantuntijaa.

Parhaimmillaan pitkäjänteinen tiedotustyö kääntää vuorovaikutuksen suunnan. Alan asiantuntija pääsee usein kommentoimaan ajankohtaisia aiheita ensimmäisten joukossa toimittajan aloitteesta. Tällöin tiedottaminen on onnistunut.

Kiinnostuitko tehokkaasta tiedottamisesta?

ePressi.comin monikanavaisen tiedotejakelupalvelun avulla voit jakaa tiedotteet helposti ja kohdennetusti medialle ja muille sidosryhmille. Palvelumme kattaa yli 10 000 toimittajan yhteystietokannan ja tarvittaessa voit rajata tiedotteen vastaanottajiksi oman alasi toimittajia.Tutustu ePressi.com-tiedotejakelupalveluun ja ota meihin yhteyttä.