Uutinen

Viestintä tekee tapahtumasi

Ota yhteyttä
Viestintä tekee tapahtumasi Tapahtumaviestinnän tehokkuutta on hyvä tarkkailla koko prosessin ajan. Jos osallistujatavoitteen tarkastamisen jättää viimeiselle ilmoittautumispäivälle, ollaan pahasti myöhässä.

Mitä kaikkea viestintää liittyykään tapahtumien järjestämiseen, ja kuinka se valjastetaan tehokäyttöön? Vierasbloggaajamme Pekka Huttunen Eventilla Oy:ltä käy läpi keinoja, joiden avulla toteutat tehokkaan viestinnän läpi tapahtuman elinkaaren.

Kuinka buukkaan tapahtuman täyteen?



Kaikki alkaa kutsusta, tai teaserista. Kutsu ja landing-sivu ovat usein ensivaikutelma sinusta asiakkaallesi. Haluat, että kaikki toimii, joten kutsu kannattaa toteuttaa responsiivisena. Näin kiireinen kutsuttu saa hänelle tärkeät tiedot heti ja vaivatta: mitä, missä, koska.

Jo ennen varsinaista kutsua viestintäteknologia on auttanut tapahtumanjärjestäjää. Markkinoinnin automaatio (CEM) on voitu valjastaa mukaan myös kutsuprosessiin. CEM:in avulla toteutettu automatisoitu viestintä mahdollistaa kutsujen kohdentamisen juuri oikeille henkilöille, heidän preferoimassaan kanavassa ja oikea-aikaisesti.

Tärkeässä tapahtumassa (eihän niitä ei-tärkeitä edes järjestetä) on hyvä tarkkailla tehokkuutta koko prosessin ajan. Jos osallistujatavoitteen tarkastamisen jättää viimeiselle ilmoittautumispäivälle, ollaan pahasti myöhässä. Kehittyneet järjestelmät mahdollistavat tarkan ja helpon tehokkuuden seurannan jo kutsuissa. Reagoivatko kutsumamme henkilöt? Koska kutsuja luetaan? Mikä otsikko toimii parhaiten? Näihin kysymyksiin saadaan helposti vastaus, kun käytetään kehittyneitä järjestelmiä.

Usein yksi kutsu ei riitä, vaan inboxiin hautautunut viesti vaatii uusintaa. Kutsumuistutuksen tehoja voidaan nostaa tarvittaessa muuttamalla viestiä aiemman käyttäytymisen mukaan. Täysin reagoimattomalle voi kokeilla jopa kanavan vaihtoa, automatiikan avulla se onnistuu näppärästi. Muista myös huomioida jo ilmoittautuneet, ettet lähetä muistutusta geneerisesti kaikille. 




Pudota no-show lähelle nollaa



Jatka positiivista käyttäjäkokemusta ilmoittautumisen yhteydessä. Vahvistusviesti ilmoittautumistietoineen heti sähköpostiin ja mahdollisuus muokata omaa ilmoittautumista jälkikäteen. Jos otat vastaan ilmoittautumisia vain virka-aikana, voit olla melko varma, että halutuimmat (ja usein kiireisimmät) vieraasi ovat sidottuna muihin aktiviteettehin tai unohtavat. 24/7 ilmoittautumismahdollisuus, kattavat verkkomaksumahdollisuudet sekä välitön vahvistusviesti nostavat konversiota ilmoittautumissa, aivan samoin kuin verkkokaupassa. 



Aina käy niin, että osa ilmoittautuneista ei pääse paikalle vaikka tarkoitus olikin. Jos tapahtumasi on ollut loppuun varattu, jonotuslista mahdollistaa osallistujajoukon pikaisen täydentämisen. 

Ennen tapahtumaa pidät tapahtuman mielessä hyödyllisillä teaser-viesteillä, puhujaesittelyillä ja infoviesteillä. Oletko jo kokeillut monikanavaista lähestymistä, esimerkiksi tervehdyksen muotoon verhottua muistutustekstiviestiä tapahtuma-aamuna tai edellisenä päivänä?

Mahdollista vuorovaikutus

Osallistujien välinen vuorovaikutus alkaa jo ennen tapahtumaa. Moni kertoo ennakkotunnelmistaan ja osa hakee tietoja, ketkä kollegat ovat tulossa. Mahdollista tietojen jakaminen sekä some-jaot kätevästi. Kerro myös, mikä on tapahtuman virallinen some #hashtag. Muista esitellä se myös some-kanavissasi, jotta myös sitä kautta tapahtumaasi törmäävät saavat tiedon.

Tapahtuman aikana voit  halutessasi tuoda saliin esille some-seinän: usein puhujat jakavatkin jo spiikeissään osuvimmat some-kommentit.

Tulos tehdään tapahtuman jälkeen

Tapahtumallasi on joku tavoite. Sitouttaminen, kaupanteko tulevaisuudessa, tietoisuuden lisääminen tai joku muu. Usein tämän tavoittelu jätetään kesken ”kiitos ja hyvää kotimatkaa” kommenttiin. Kuinka hoidat tapahtuman jälkimarkkinoinnin? Kiitosviesti, esitysmateriaalit yleiseen jakoon vai pelkästään osallistuneille? Miten huomioit he, jotka ilmoittautuivat, mutta eivät saapuneet paikalle? Olihan tämä tieto kuitenkin kerättynä? 

Palautekyselyt auttavat huomaamaan, mitä parantaa seuraavaan tapahtumaan sekä antavat arvostuksen tunnetta osallistujalle: hänen mielipidettään kysytään ja se kiinnostaa.

Älä unohda viedä osallistujatietoa CRM:ään ja muista seurata tapahtuman jälkeistä asiakassuhdetta. Jatkaahan myynti sopivien liidien työstämistä? Mikä on sinun tapahtumasi ROI?




Kuulostiko kaikki tämä työläältä?



Sitä se ei itse asiassa ole. Tekniikka ei kirjoita sisältöjä tai keksi ohjelmaa tapahtumaasi, mutta hoitaa melko monta muuta puolestasi. Miksi käyttää omaa aikaa sähköpostikirjeenvaihtoon tai Excel-rumbaan, kun sen ajan voisi käyttää laadukkaan sisällön tuottamiseen? Vai oletko törmännyt tapahtumanjärjestäjään, joka toteaisi, että voi kun jäi paljon aikaa yli?




Eventilla on tapahtumasivuihin, ilmoittautumisiin ja verkkomaksuihin erikoistunut palvelu, joka integroituu vaivatta Postiviidakko-uutiskirjetyökaluun ja muihin Koodiviidakon tuotteisiin. Kun kaipaat tapahtumaasi tehoja, ota yhteyttä Eventillan myyntiin!

Lue lisää Eventillasta


 /media/henkilokuvat/pekkahuttunen-eventilla.jpg

Pekka Huttunen

Artikkelin kirjoittaja Pekka Huttunen on digimarkkinoinnin moniosaaja ja toimii yrittäjänä Eventilla Oy:llä. Pekka on tarkkaillut ja sparrannut suomalaisten yritysten ja organisaatioiden digimarkkinointia jo vuosien ajan.

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme, joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

 

Artikkelin kommentointi

Lisää uutisia

GDPR-muistilista ja peruskäsitteet: näin valmistaudut tulevaan EU:n tietosuoja-asetukseen

Mitä jokaisen markkinoijan ja viestijän olisi hyvä tietää EU:n uudesta tietosuoja-asetuksesta eli GDPR:stä? Koostimme aiheesta tiiviin tietopaketin, joka sisältää asetuksen keskeiset sisällöt, termit sekä muistilistan asetukseen valmistautumisesta.

Lue lisää

8 vinkkiä juhlapyhien sähköpostimarkkinointiin [infograafi]

Vaikka jouluun on vielä aikaa, alkaa juhlapyhien markkinoinnin valmistelu jo monta kuukautta etukäteen. Kokosimme 8 vinkkiä auttamaan sinua juhlakauden sähköpostimarkkinoinnissasi.

Lue lisää

Sisällöntuotanto haltuun: näin hyödynnät ja kierrätät olemassa olevaa sisältöä

Sisällöntuotanto ei ole pelkkää uusien sisältöjen luomista, vaan myös olemassa olevien sisältöjen monipuolista hyödyntämistä. Olemme koonneet sinulle kasan käytännön vinkkejä, joiden avulla voit ottaa vanhat hyvät sisällöt uudestaan hyötykäyttöön.

Lue lisää

Black Friday ja Cyber Monday -vinkit verkkokauppiaalle

Black Fridayta vietetään jälleen 24.11.2017. Sen lisäksi Suomeen on rantautumassa Cyber Monday, joka on Black Fridayn jälkeinen maanantai eli 27.11.2017. Verkkokauppiaalle pitkä kampanjaviikonloppu tarkoittaa joko erinomaista myyntiä tai mahdollisuuksia siihen.

Lue lisää

Markkinoinnin automaation top 5 haastetta – ja näin selätät ne

Markkinoinnin automaatiota tekevät yritykset mainitsevat haasteina tietämyksen ja osaamisen puutteen, laadukkaan sisällön tuottamisen, henkilöresurssit, strategian puutteen sekä käytettävyyden.

Lue lisää